No necesitas saber cómo se llama la automatización ni qué tecnología debería llevar. Si puedes explicar qué ocurre hoy y qué resultado quieres conseguir, ya tenemos un punto de partida.
Nota: Son ejemplos de lo que puede automatizarse. Cada implantación se diseña sobre el proceso y los sistemas reales de la empresa.
Procesos completos, no nombres de herramientas: entradas, comprobaciones, sistemas, excepciones y resultados.
La automatización recibe una factura, extrae los datos, identifica proveedor y pedido, comprueba importes y campos, detecta duplicados y registra el resultado en el ERP. Si aparece una discrepancia, prepara el caso para revisión.
Recibe datos y documentación, comprueba si el proveedor ya existe, valida la información necesaria, pide una aprobación cuando corresponde y crea el registro en los sistemas definidos.
A partir de un alta aprobada, coordina identidad, correo, nómina, aplicaciones y permisos. Si algún sistema no responde, mantiene el estado y continúa cuando puede hacerlo.
Reúne información del ticket, documentación y sistemas técnicos, prepara un diagnóstico o una respuesta y actualiza el caso. Los escenarios que necesitan intervención llegan a una persona con el contexto ya reunido.
Extrae partes, fechas, importes y cláusulas relevantes, consulta información relacionada, prepara el análisis, solicita revisión o aprobación y continúa el proceso cuando llega el documento firmado.
Obtiene movimientos, los normaliza, los contrasta con facturas y cobros y registra coincidencias claras. Los casos ambiguos quedan preparados para revisión.
Normaliza datos, resuelve duplicados, reúne información útil, prepara una clasificación o prioridad y actualiza el CRM con los datos validados.
Procesa la grabación, obtiene una transcripción, identifica decisiones y tareas, prepara un acta y crea las acciones correspondientes en las herramientas de trabajo.
Puede empezar con un documento, consultar un ERP, esperar una aprobación, interpretar un texto, detectar una excepción y terminar actualizando otro sistema.
Por eso los ejemplos sirven para reconocer posibilidades, pero la automatización se diseña alrededor del resultado completo.
